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成都活动场地-年会指南
2024/10/30
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一、年会内容


1、目标当先,是通过年会带动团队状态,为达成公司经营业绩目标蓄水,内容策划之初涉及员工对公司的看法及期待、年度工作复盘、未来公司的发展方向等具体信息。

2、选择一个合适的主题可以使整个活动更具有吸引力和连贯性,能够激发员工潜能的概念为基础。

3、制定项目计划及合理预算,确定整个大框架,包括活动目的及主题、时间、成都场地地点、人数。

4、独特的创意是活动的灵魂所在,有创意的现场签到、互动游戏、创意节目、有特色的成都活动场地......都会迸发“高光时刻”,都会让今年的年会从千篇一律中脱颖而出。


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二、成都场地注意事项


距离:每家公司的情况不一样,可以根据自身情况选择。

预算:即成本,餐标确定了,成都场地费用基本就确定了,餐标比较高的话,场地一般都会免费,甚至提前半天让你进场布置。

大小:即场地的大小,主要还是根据你的人员规模来确定,人员规模表现为用餐桌数,场地大小就是餐桌摆放面积加上舞台面积,比如适合500人的年会场地范围大概在800-1200平。

舞台及屏幕:指舞台大小、屏幕大小、等级要求,一般酒店并不会提供大型的舞台及屏幕,如果刚好碰到能提供合适舞台、屏幕的,那后续可以省去现场搭建的步骤及费用,如果有屏幕的话,需要确定屏幕等级以及屏幕是否有师傅现场操作。

化妆室/休息室:即有没有化妆或者休息的独立房间,因为节目表演的需要,一般都需要有表演人员化妆的地方,如果成都场地没有配备化妆室或者化妆室太小,则需要考虑在旁边额外预定一个小型的会议室。


三、成都活动场地选择

 

1、传统酒店,适合人数在20人以上的大多数公司,设施设备丰富,但场景局限性很大,不宜创意发挥;

2、户外场地(旅行/室外别墅轰趴),适合公司人数少,有趣、参与度高、满意度高;水上设施(船、码头、桥等),适合创意型公司,公司人数12人-80人之间,不能过多。有特色,活动参与度高,场地标准化服务较低,配套相对酒店较弱;

4、主题乐园,适合公司人数不多、实力雄厚,有趣、彰显公司实力、满意度高;

5、体育馆(成都特色场地),适合公司人数多,有趣有活力、氛围浓,需要聘请外部协调策划公司、现场人员协调性水平要求较高


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四、现场查看


外部环境,成都场地周围的环境、绿化、交通便利情况、停车场、酒店正面视觉效果等;内部环境,可以从酒店大堂、主要通道(通往场地的电梯或者楼梯)、厅外门廊(做签到处的地方)、大厅内部前后视角、休息厅/化妆室(如有);

为了记录查看成果,除了进一步根据查看信息修正原有记录表格的信息外,还需固定拍摄几个场景的照片,分别是这5个场景:成都特色场地外景图、酒店大堂图、厅外门廊图、厅内舞台向下看的全景图、厅内背部向前看的全景图,分别将这5个场景标注好并每家场地合成一个长图,这将大大方便领导查看以及后续存档。

现场查看的原因在于所有口头、文字上甚至图片描述的场地都跟实际看到的成都场地会存在差异,因此还需实际查看来做进一步的筛选。

 

五、方案确认


根据现场查看的结果对比筛选两到三个最符合需求的候选场地,去之前提前跟酒店方预约,年底会议比较多,有时候不一定能看场地;现场看的时候如果领导有进一步的细化需求需明确下来;如现场领导看的没什么问题,需提醒尽快确认,年底合适的成都特色场地一般都比较紧俏。

 

六、签订合同

 

成都特色场地确认后需要尽快签订合同锁定该场地,因为年底这类场地一般都很紧俏,在没有签订合同并付定金之前随时有可能被其他公司看中预定走,但签订合同时也有几个点需注意:

违约金设置:在少数情况下,酒店有可能会因为一些变故取消你的预定,如碰到政府会议的时候,你会被强制退出,设置较高的违约金可以降低这种概率;

用餐桌数设定:用餐桌数的设定可以低一点,一般会有一个保底桌数的设定,如果实际用餐人数低于保底桌数,按保底桌数计费,所以需要预估用餐人数后设置一个相对低的保底桌数。

入场时间:进场时间当然是越早越好,甚至能够前一天晚上进场搭建是最理想的,如果不行,则尽量协商为上午可进场布置,但有些好场地上午可能还有会议,这种情况则对你整个现场布置协调的要求就高了很多,要在下午的几个小时中完成现场搭建布置、演员化妆、入场签到等,需要做好周密的规划。


以上就是一个成都特色场地年会预定的全流程攻略,从时间上来考虑,成都特色场地建议提前2-3个月确定下来。

 



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